Ocena przełożonego przykłady pytań i odpowiedzi

Jak zadawać pytania

Pytaj o zachowania, które pracownik widzi codziennie, a nie o ogólną sympatię. Jedno pytanie, jedna sprawa. Pytanie „Czy kierownik jasno komunikuje i słucha?” zawiera dwie rzeczy, więc odpowiedź „3” nie mówi, która z nich boli. Skala od 1 do 5 jest wystarczająca, gdzie 1 oznacza „zdecydowanie się nie zgadzam”, a 5 „zdecydowanie się zgadzam”. Komentarz jest opcjonalny i pozwala wyjaśnić ocenę własnymi słowami.

Formułuj pytania w pierwszej osobie, o doświadczeniu pracownika: „Dostaję…”, „Mogę…”, „Wiem…”. Pytania o cudze odczucia („Zespół uważa…”) zachęcają do zgadywania, a pytania o własne doświadczenie dają dane, które można sprawdzić na rozmowie.

Pełna lista 12 pytań

Ankieta ma sześć obszarów po dwa pytania. Każde pytanie ocenia się w skali od 1 do 5.

Komunikacja

• Mój kierownik jasno mówi, czego oczekuje.
• Mój kierownik informuje zespół o zmianach, zanim te nastąpią.

Niskie wyniki w tym obszarze zwykle oznaczają, że pracownicy dowiadują się o decyzjach od innych osób albo po fakcie. Typowa odpowiedź w komentarzu: „O zmianie grafiku dowiedzieliśmy się w piątek wieczorem z grupy komunikatora.” To nie jest ocena osobowości, tylko opis kanału, który można naprawić stałym cotygodniowym spotkaniem.

Feedback

• Dostaję od kierownika informację zwrotną regularnie, nie tylko przy ocenach.
• Informacja zwrotna jest konkretna i wiem, co zrobić inaczej.

Rozbieżność między tymi pytaniami jest wskazówką. Wysoki wynik pytania 3 i niski pytania 4 oznacza, że kierownik rozmawia często, ale ogólnikowo. Odwrotny układ oznacza konkretne uwagi, które padają zbyt rzadko.

Delegowanie

• Zadania, które dostaję, mają jasny cel i zakres decyzji.
• Kierownik nie wtrąca się w sprawy, które powierzył zespołowi.

Pytanie 6 ma odwróconą logikę względem tego, co kierownik może uznać za zaangażowanie. Niska ocena oznacza mikrozarządzanie. Przykład komentarza: „Mam wolną rękę, ale po dwóch dniach dostaję pytanie, dlaczego zrobiłem to inaczej.”

Wsparcie rozwoju

• Kierownik rozmawia ze mną o moim rozwoju.
• Kierownik pomaga mi zdobywać nowe umiejętności i odpowiedzialności.

Ten obszar bywa najniższy w zespołach, w których kierownik jest przeciążony operacyjnie. Wynik rzadko oznacza złą wolę, częściej brak czasu na rozmowę poza bieżącymi sprawami.

Sprawiedliwość

• Zasady w zespole są takie same dla wszystkich.
• Kierownik docenia osoby za wkład, a nie za sympatię.

To obszar, w którym rozkład ocen mówi więcej niż średnia. Jeśli połowa zespołu daje 5, a połowa 2, kierownik prawdopodobnie ma w zespole osoby z kręgu zaufania i resztę. Taki wynik wymaga rozmowy o konkretnych sytuacjach.

Dostępność

• Kierownik ma dla mnie czas, gdy go potrzebuję.
• Mogę powiedzieć kierownikowi o problemie bez obaw o konsekwencje.

Pytanie 12 jest miarą bezpieczeństwa psychologicznego w zespole. Niski wynik tego pytania obniża wiarygodność pozostałych odpowiedzi, bo zespół, który boi się mówić, często ocenia łagodniej, niż myśli.

Przykłady dobrych i złych komentarzy

Komentarz opcjonalny bywa najcenniejszą częścią ankiety, o ile opisuje sytuację, a nie osobę. Poniższa tabela pokazuje, jak zmienić komentarz, żeby kierownik mógł z niego skorzystać.

Dobre komentarze mają wspólne cechy: wskazują zdarzenie, odnoszą się do zachowania i dają kierownikowi punkt zaczepienia. Złe komentarze są uogólnieniem, ocenią osobowość albo łatwo wskazują autora. Dobrym zwyczajem jest dodanie w ankiecie krótkiej wskazówki: „Opisz sytuację, a nie osobę. Nie podawaj szczegółów, po których można Cię rozpoznać.”

Jak opisać skalę odpowiedzi

Skala od 1 do 5 działa tylko wtedy, gdy każdy rozumie ją tak samo. Podpisz wszystkie punkty, a nie tylko końce: 1 to zdecydowanie się nie zgadzam, 2 raczej się nie zgadzam, 3 ani się zgadzam, ani nie zgadzam, 4 raczej się zgadzam, 5 zdecydowanie się zgadzam. Środek skali ma jasną etykietę, żeby osoby niezdecydowane nie wybierały go z braku pomysłu.

Nie zmieniaj kierunku skali w trakcie ankiety. Jeśli w jednym pytaniu 5 jest oceną najlepszą, to w pozostałych też. Odwrócone pytania dają zaskakujące wyniki, bo część osób odpowiada na nie z rozpędu.

Jak dopasować pytania do zespołu

Dwanaście pytań dobrze działa w zespole biurowym, ale w innych środowiskach warto zmienić słowa, nie zmieniając sensu. W zespole produkcyjnym pytanie 2 możesz zapisać jako „Kierownik zmiany informuje nas o zmianach w planie, zanim zaczniemy pracę.” W zespole sprzedaży pytanie 5 może brzmieć „Wiem, jaki wynik mam osiągnąć i jakie decyzje wobec klienta mogę podjąć samodzielnie.” W zespole pracującym zdalnie pytanie 11 warto doprecyzować: „Kierownik odpowiada na moje wiadomości w czasie, który pozwala mi pracować bez przestojów.”

Zmieniaj jednak tylko brzmienie. Obszar i numer pytania powinny zostać takie same, żeby wyniki zespołów można było porównać. Jeśli dołożysz własne pytanie, umieść je na końcu ankiety i nie wliczaj do indeksu.

Jak zachęcić zespół do szczerych odpowiedzi

Napisz do zespołu krótką wiadomość przed ankietą. Powiedz, po co ją robisz, kto zobaczy wyniki, jaki jest próg anonimowości i kiedy zespół usłyszy o wnioskach. Przykład: „W przyszłym tygodniu dostaniecie ankietę o mojej pracy jako kierownika. Wyniki zobaczę dopiero wtedy, gdy odpowie co najmniej pięć osób, i nie będę miał dostępu do tego, kto co wpisał. Wnioski omówimy na spotkaniu zespołu w ciągu dwóch tygodni od zamknięcia.” Wiadomość, która opisuje zasady i termin, podnosi udział bardziej niż najlepsze przypomnienia.

Przykład odczytu wyników

Załóżmy zespół dziewięciu osób i takie średnie: komunikacja 4,1, feedback 3,2, delegowanie 3,8, wsparcie rozwoju 2,6, sprawiedliwość 3,9, dostępność 4,3. Najniższy jest rozwój, a drugi w kolejności feedback. Kierownik, który uzna wynik za „ogólnie niezły”, przeoczy fakt, że dwa pytania dotyczące przyszłości pracowników mają najgorsze oceny. Na rozmowach 1:1 warto zapytać wprost: co mógłbym zrobić, żebyś w ciągu pół roku zrobił krok w rozwoju, którego oczekujesz.

Jak czytać odpowiedzi

Patrz na rozkład ocen, nie tylko na średnią. Średnia 3,5 może oznaczać zgodną ocenę średnią albo dwie grupy: zachwyconych i rozczarowanych. Zwracaj uwagę na obszary z największą różnicą między samooceną a oceną zespołu. Zespół odpowiada szczerzej, gdy wie, że wyniki grupy pokazujemy dopiero po przekroczeniu progu anonimowości, o czym piszemy na stronie anonimowa ankieta dla pracowników.

Unikaj trzech pułapek. Pierwsza to analiza pojedynczej odpowiedzi, której nie powinno się wyodrębniać, bo cała wartość ankiety leży w zbiorze. Druga to szukanie autora komentarza po stylu pisania. Trzecia to porównywanie zespołu z dwiema osobami do zespołu z dwudziestoma, bo mały zespół zawsze będzie się wahał bardziej.

Co zrobić z wynikiem

Wybierz dwa obszary o najniższych wynikach, omów je z zespołem na rozmowach 1:1 i ustal jedną zmianę w zachowaniu. Po trzech miesiącach powtórz badanie i porównaj wynik.

Krok po kroku: po pierwsze, przeczytaj raport bez pośpiechu i bez szukania winnych. Po drugie, zapisz swoje odczucia, zanim je z kimkolwiek omówisz. Po trzecie, podziel się z zespołem wynikami, w tym tym, co cię zaskoczyło. Po czwarte, zapytaj, które z dwóch obszarów jest dla ludzi ważniejsze. Po piąte, ogłoś jedną zmianę, na przykład stałe, piętnastominutowe spotkanie w poniedziałek, na którym omawiasz plan tygodnia. Po szóste, w kolejnym badaniu sprawdź, czy ocena odpowiedniego pytania wzrosła.

Gotowe sformułowania po wyniku

Kierownik, który chce odpowiedzieć na niski wynik, może powiedzieć zespołowi: „Z ankiety wynika, że rzadko rozmawiamy o waszym rozwoju. Od przyszłego miesiąca każdy z was ma ode mnie trzydzieści minut raz na kwartał wyłącznie o tym.” Takie zdanie ma konkretną częstotliwość, czas i zakres. Zdanie „Postaram się poprawić” nie zobowiązuje do niczego i zespół rozpozna to bardzo szybko.

Jak robi to OcenSzefa

OcenSzefa zawiera te sześć obszarów w gotowej ankiecie i liczy indeks przełożonego od 0 do 100. Do raportu dodaje tematy z komentarzy i trzy pytania do rozmowy 1:1. Próg anonimowości wynosi 3, 5 albo 7 odpowiedzi, a domyślnie 5, więc wynik grupy pojawia się dopiero po jego przekroczeniu. Zobacz też ocenę 360 stopni.

Sprawdź, jak wygląda raport na Twoich danych.